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Was ist Online-Terminmanagement Software für die Arztpraxis?
Eine Online-Terminmanagement Software (auch OTMS, Online-Terminmanagementsystem, genannt) ist ein digitales Tool, welches in der Arztpraxis für die asynchrone Online-Terminvergabe an Patienten genutzt wird. Asynchron bedeutet, dass die Terminbuchung im Online-Terminkalender unabhängig von Ort und Zeit geschehen kann. Im Gegensatz zum klassischen Terminmanagement am Telefon, ist das ist ein großer Vorteil für Patient und Arzthelferin. Die Software kann unabhängig vom Fachbereich betrieben werden, sie kann sowohl in der Allgemeinmedizin, Zahnmedizin etc. eingesetzt werden. Ebenso sind die Termin-Softwarelösungen skalierbar, sodass sie sich sowohl für Einzelpraxen als auch für Medizinische Versorgungszentren, Gemeinschaftspraxen oder Krankenhäuser eignen.
Zwar bietet auch das interne Praxisverwaltungssystem (PVS) eine Kalenderfunktion an, doch diese ist bei vielen PVS-Herstellern noch nicht online-tauglich. Aus diesem Grund ist in der Regel der Kauf einer für die Arztpraxis entwickelten externen Online-Terminmanagement Software nötig.
Wie funktioniert die Online-Terminvergabe Software in der Arztpraxis?
Bevor die Online-Terminvergabe Software in Ihrer Arztpraxis in Betrieb geht, müssen sie bestimmte Parameter festlegen. Dazu gehören:
- Öffnungszeiten bzw. Zeitfenster für Termine festlegen
- Interne Ressourcenverteilung definieren
- es können individuelle Terminarten erstellt werden, die nach benötigten Mitarbeitern, Medizingeräte und Räume aufgeschlüsselt werden können. So wird sichergestellt, dass an dem Termin alle benötigten Ressourcen zur Verfügung stehen.
- die Leistung jeder Terminart kann definiert werden. So sehen Sie, ob es sich bei dem Termin um eine Erstbehandlung, Folgebehandlung, Impfertim usw. handelt.
- Termine können entweder nur für gesetzlich Versicherte, Privatversicherte oder beide Optionen freigegeben werden.
Haben Sie die Konfiguration eingerichtet, dann muss der Online-Terminkalender auf Ihrer Praxiswebsite mittels Link, Button oder iFrame eingebettet und für Patienten auffindbar gemacht werden. Einige Anbieter bieten keine Möglichkeit, den Online-Kalender auf der eigenen Website einzubinden. Wir empfehlen Ihnen einen Anbieter auszuwählen, der diese Möglichkeit anbietet, denn die Patienten-Interaktion mit Ihrer Website erhöht die Verweildauer. Es gilt als umstritten, allerdings gibt es Indizien dafür, dass eine höhere Verweildauer die SEO-Leistung (Sichtbarkeit auf google.de) Ihrer Praxiswebsite verbessert.
Nachdem der Patient seine persönlichen Daten im Praxis-Kalender online eingegeben hat, erfolgt die Übermittlung der Daten an das PVS in Echtzeit, sodass es nicht zu Terminüberschneidungen kommen kann. Sollten Sie beabsichtigen, eine externe Online-Terminmanagement Software zu kaufen, dann empfehlen wir Ihnen, dass sich das Produkt an Ihre bestehende Praxissoftware mittels Schnittstelle koppeln lässt. Zwei separate Terminkalender (offline und online) würden unnötig für ein Durcheinander sorgen. Einige Produkte, wie z. B. x.webtermin von Medatixx oder iQcal von Frey, bieten auch interne Online-Lösungen an.
Anschließend an die Datenübermittlung erhält der Patient eine Terminbestätigung per automatisch generierter E-Mail oder SMS. In dieser E-Mail verifiziert der Patient den Termin, sodass das Risiko von unseriösen (Fake-) Terminanfragen minimiert wird. Schließlich wird der Termin bestätigt und automatisch im Praxis-Kalender eingetragen. Per Erinnerungsfunktion wird sichergestellt, dass der Patient den vereinbarten Termin nicht vergisst. Der Versand von SMS ist bei den meisten Anbietern ebenfalls möglich.
Im Falle einer Terminabsage oder -verschiebung, bspw. aufgrund von Krankheit Ihrer Arzthelferin, werden von der intelligenten Online-Terminmanagement Software automatisch E-Mails an die Patienten versendet.
Vorteile und Nachteile
Der größte Vorteil einer Online-Terminvergabe Software ist der Gewinn eines zusätzlichen Kontaktkanals. Ihre Patienten können Sie nun nicht mehr nur per Telefon, sondern auch über das Internet erreichen. Weniger Anrufe in der Arztpraxis bedeutet weniger Stress für Ihre Mitarbeiter*innen und mehr Zeit für wichtigere Dinge. Patienten, die Sie nach wie vor per Telefon kontaktieren möchten, profitieren ebenfalls, da sich die telefonische Erreichbarkeit verbessert. Im Gegensatz zum Telefonmanagement ist der Online-Kanal skalierbar und auf jede Praxisform größenunabhängig anwendbar.
No-Shows, also das Nichterscheinen von Patienten ohne Terminabsage, sind nicht nur ärgerlich, sondern Ihnen entgehen dadurch auch Einnahmen. In dieser Dissertation zu No-Shows in ambulanten Einrichtungen des norddeutschen Gesundheitswesens konnte mittels Fragebogen nachgewiesen werden, dass der Hauptgrund (60 %) für einen nicht wahrgenommenen Termin auf die Vergesslichkeit zurückzuführen ist. Dieser Grund ist durch die Erinnerungsfunktion der Online-Terminmanagement Software vermeidbar! Ein weiterer Vorteil ist, dass menschliche Fehler ausgeschlossen sind und somit Fehlbuchungen verhindert werden.
Mit einem Online-Kalender können Sie Ihr Ressourcenmanagement optimal steuern. Je nach Terminart wird bspw. das Röntgengerät in Behandlungszimmer 1 mit Mitarbeiterin Musterfrau reserviert, sodass eine reibungslose und zügige Patientenbehandlung ermöglicht wird. Dies hat zudem den Vorteil, dass sich die umsatzfördernde Auslastung Ihrer Arztpraxis erhöht und Leerlaufzeiten vermieden werden.
Die Nutzung einer benutzerfreundlichen Online-Terminsoftware erhöht die Patientenzufriedenheit. Das Image Ihrer modernen Arztpraxis wird aufpoliert, Sie heben sich ggü. der Konkurrenz ab und sind zukunftsgewandt. Einige OTMS bieten sogar Zusatzfunktionen wie Videosprechstunde und Online-Anamnese an. Durch einen Online-Eintrag auf den Plattformen der Anbieter hat Ihre Arztpraxis sowie Ihr persönliches Arztprofil zusätzlich die Möglichkeit, mehr Sichtbarkeit im Internet zu erlangen. Dies kann Ihnen mglw. mehr Patienten verschaffen. Bedenken Sie, dass Nutzer dort Ihre Arztpraxis online bewerten können. Das kann ein Vor- oder Nachteil sein.
Unabhängig davon kann die Online-Terminmanagement Software jederzeit und jederorts verwaltet werden. Das ist vor allem dann von Vorteil, wenn Sie nach Feierabend von zu Hause aus auf den Online-Kalender zugreifen müssen. Die unnötige Fahrt in die Arztpraxis sparen Sie sich.
Nun zu den Nachteilen der Online-Terminvergabe: Der Betrieb der Software setzt einen Internetzugang voraus. Fällt das Internet aus, dann können Sie nicht darauf zugreifen. Zur Not kann aber auch ein mobiler Hotspot eingerichtet werden. Bei einem Stromausfall geht gar nichts mehr, ganz im Gegensatz zum klassischen (Offline)-Kalender. Bei einem Wechsel zum Online-Terminmanagement müssen zudem alle händisch festgehaltenen Termine nachgetragen werden, sofern kein Import aus dem PVS-Kalender möglich ist. Zusätzlich dazu verursacht die Online-Termin Software natürlich Kosten.
Ebenso kann nicht ausgeschlossen werden, dass es zu Ausfällen der Software, Hacker oder Ransomware-Attacken kommen kann. Vor der Entwendung von sensiblen Patientendaten sind auch namhafte Anbieter nicht gefeit. Ein Hackerangriff kann auch Sie teuer zu stehen kommen (Lösegeldforderungen für verschlüsselte Daten, Schadensersatzforderungen von Patienten usw.). Um in einem solchen Fall finanziell abgesichert zu sein, empfiehlt sich eine Cyber-Versicherung für die Arztpraxis.
| Vorteile | Nachteile |
| Der zusätzliche Kontaktkanal führt zu einer Entlastung des Personals, da weniger Anrufe in der Arztpraxis eingehen. | Während technischen Ausfällen (Internet, Strom, Anbieter) kann der Online-Kalender nicht genutzt werden. |
| Die telefonische Erreichbarkeit verbessert sich, da weniger Patienten anrufen. | Cyberangriffe auf die Software sind möglich. |
| Aufgrund der Erinnerungsfunktion der Terminmanagement-Software wird das Risiko von “No Shows” verringert. Fehlbuchungen durch menschliches Versagen sind ausgeschlossen. | Wird der Online-Kalender nicht mit der Praxissoftware synchronisiert, dann droht ein Termin-Chaos. |
| Höhere Auslastung durch Optimierung der Organisation und Vermeidung von Leerlaufzeiten, da Ressourcen optimal gemanagt werden können. | Der fehlende persönliche Kontakt im Online-Kalender kann zu einer geringeren Hemmschwelle für Terminabsagen führen. |
| Die Zufriedenheit der Patienten steigt aufgrund des besseren Service. Die Anzahl wiederkehrender Patienten kann erhöht werden, was den Umsatz fördert. | |
| Das Image der Arztpraxis wird aufgewertet. Der Online-Kalender kann als Marketing-Instrument genutzt werden, indem man sich von der Konkurrenz abhebt. | |
| Integriertes Rechnungsmanagement sorgt für mehr Übersicht. | |
| Verkürzung der Untersuchungsdauer durch Zusatzfunktionen wie z. B. Online-Anamnese. | |
| Einige OTMS bieten zudem zukunftsfähige Technologien wie z. B. Videosprechstunde an. | |
| OTMS sind skalierbar. | |
| Ortsunabhängige Verwaltung des Online-Kalenders, bspw. von zu Hause aus nach Feierabend. | |
| Bei Wahl eines populären Anbieters kann die eigene Praxiswebsite sowie Arztprofil von erhöhter Sichtbarkeit auf deren Plattform sowie auf google.de profitieren. |
Schnittstellen
Damit unprofessionelle Doppelbuchungen und Terminüberschneidungen vermieden werden, sollte die Online-Terminvergabe Software eine Schnittstelle zur Praxissoftware besitzen. Die Synchronisierung der Kalenderdaten stellt sicher, dass es nicht zu einem Termin-Chaos kommt. Schließlich kann der Online-Kalender nicht wissen, was Ihre Arzthelferinnen an der Rezeption in die Stammsoftware eintragen, wenn keine Kommunikation stattfindet. Für einen besseren Überblick haben wir für Sie ausgewählte Online-Terminplaner hinsichtlich Schnittstellen-Verfügbarkeit mal genauer unter die Lupe genommen. Die Daten erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
| Name | Schnittstelle (PVS, Anbieter) |
| DGN DocVisit |
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| Dr. Flex |
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| Doctena |
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| Doctolib Pro |
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| Dubidoc |
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| Jameda |
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Vergleich: Anbieter und Kosten von Online-Terminvergabe Software für Ärzte
| Name | Preis | Funktionen | Besonderheiten |
| Doctena |
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| Doctolib Pro |
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| Dubidoc |
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| Etermio |
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| Samedi |
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