Praxissoftware wechseln - das müssen Sie wissen!

Nils Buske

28. Oktober 2021

Meist ist es die Unzufriedenheit mit der derzeitigen Praxissoftware, welche zu einem Anbieter-Wechsel animiert. Die Hoffnung auf eine schnellere, einfachere und stabilere Software ist groß, allerdings ist so ein Systemwechsel auch mit einigen Risiken verbunden.

Info: Bevor Sie Ihre Praxissoftware wechseln, empfehlen wir Ihnen sich vorab mit unserem Top-10 Praxissoftware Vergleich bzw. mit unserem Zahnarztsoftware Vergleich auseinanderzusetzen. Dort finden Sie vergleichende Informationen über die beliebtesten Software-Anbieter.

Gründe für den Wechsel der Praxissoftware

Die Gründe für einen Wechsel der Praxissoftware sind vielschichtig. Meist wechseln Praxisinhaber in der Hoffnung, dass bestehende Arbeitsprozesse optimiert werden und die Praxisorganisation effizienter wird. Möglicherweise stehen die eigenen Praxisanforderungen an die Software auch schlichtweg nicht im Einklang mit dem verfügbaren Funktionsumfang. Denkbar ist auch, dass Sie weg von einer lokal-installierten Software hin zu einer webbasierten wollen. Die Webbasierte ermöglicht schließlich standortunabhängiges, mobiles Arbeiten. Beschwerden von Mitarbeitern über das langsame und instabile Praxisverwaltungssystem wirken sich negativ auf die Mitarbeiter- und Patientenzufriedenheit aus und befeuern den Praxissoftware-Anbieter-Wechsel. Oft ist es jedoch auch die Hardware, die durch die stetigen Praxissoftware-Updates leistungstechnisch nicht mehr in der Lage ist, alle Funktionen reibungslose auszuführen. Da die veraltete Hardware nur bis zu einem gewissen Grad aktualisiert werden kann, ist in solchen Fällen auch der Hardware-Wechsel anzuraten. Steht ein Wechsel der Hardware bevor, dann ist dies ein geeigneter Zeitpunkt, um auch die Arztsoftware zu wechseln.

Ein weiterer Wechselgrund ist der schlechte Service der Praxissoftware-Anbieter. Vor allem zum Quartalswechsel ist die Kundenhotline kaum zu erreichen. Bietet ein Anbieter schlechten/inkompetenten Kundenservice auch während des Quartals an, dann wird es Zeit für einen Wechsel!

Häufig sind es auch finanzielle Beweggründe, die zu einem Praxissoftware-Wechsel veranlassen. Die Wartungskosten werden stetig erhöht, ohne dass man irgendeinen Vorteil dadurch erkennt. Der Praxissoftware-Anbieter begründet dies häufig durch steigende Anforderungen seitens der KBV. Ob die Preissteigerung nicht doch zu hoch ist, steht allerdings auf einem anderen Blatt. Sie müssen nicht jede Gebührenanhebung mitmachen!

Man kann auch aus positiven Gründen die Praxissoftware wechseln, bspw. aufgrund einer Empfehlung durch einen Kollegen oder eines positiven Gesprächs mit einem Anbieter auf einer Messe. Möglicherweise stimmt Sie auch das Testen einer kostenlosen Demoversion einer neuen Arztsoftware um.

Alle Gründe für den Wechsel der Praxissoftware im Überblick:

• Unzufriedenheit mit bestehender Praxissoftware (langsam, instabil usw.)
• Hoffnung auf eine effizientere Praxisorganisation. Ein gut laufendes Praxissoftwaresystem steigert die Mitarbeiter- und Patientenzufriedenheit
• Funktionsumfang der alten Arztsoftware ist unzureichend
• schlechter Kundenservice
• stetige, nicht gerechtfertigte Preissteigerungen
• Empfehlung einer neuen Praxissoftware durch einen Kollegen oder Anbieter

Tipp: Es kann sein, dass Sie einen Wechsel des Betriebssystems planen und auf Apple-Hardware umstellen wollen. Informieren Sie sich in diesem Fall, ob die gewünscht Praxissoftware für Mac verfügbar und kompatibel ist.

Der Selbsttest: Wann muss ich die Praxissoftware wechseln?

Nur weil Ihnen ein Kollege eine neue Praxissoftware empfohlen hat, ist dies noch lange kein Grund um zu wechseln. Da ein Systemwechsel keine kleine Sache für Ihre Arztpraxis ist, sollte dieser zuvor gründlichst durchdacht werden. Gehen Sie in sich und beantworten folgende Fragen für sich selbst:

• Bin ich mit meiner jetzigen Praxissoftware zufrieden? Sind meine Mitarbeiter damit zufrieden?
• Wird meine Praxissoftware durch fehlerfreie Updates auf dem neuesten Stand gehalten?
• Bin ich mit dem Kundenservice des Praxissoftware-Anbieters zufrieden?
• Stehen die Kosten für das Praxissoftwaresystem mit der Leistung im Einklang? Ist sie zu teuer?
• Benötige ich unbedingt neue (fachspezifische) Funktionen, die meine derzeitige Software nicht bieten kann?
  • Perzentilenrechner in der Pädiatrie
  • Geburtsterminrechner und Mutterschaftsvorsorge in der Gynäkologie
  • usw.

Wenn Sie den Großteil der Fragen mit “nein” beantworten, dann müssen Sie Ihre Praxissoftware vermutlich nicht wechseln. Die Gewichtung der Fragen ist jedoch abhängig vom jeweiligen Einzelfall.

Tipp: Wenn Sie einen Wechsel planen, dann ziehen Sie auch die Einrichtung einer Online-Termin-Buchungs-Funktion in Betracht. Einige Hersteller bieten diesen Dienst integriert mit an. Alternativ können Sie jedoch auch externe Terminbuchungssoftware nutzen, die eine passende Schnittstelle zu Ihrem PVS besitzen.  So wappnen Sie Ihre Arztpraxis für die Zukunft und schaffen einen zusätzlichen Kontaktkanal zu potenziellen Patienten.

Probleme beim Praxissoftware wechseln

Ein Wechsel der Praxissoftware kann mit Problemen behaftet sein, was einige Praxisinhaber sogar dazu veranlasst, überhaupt nicht zu wechseln. Die größte Angst liegt dabei häufig bei einem potenziellen Datenverlust. Der Daten-Export/Import bzw. die Konvertierung ist schwierig, da jede Software ihr eigenes Dateiformat besitzt.

Infolge der Datenkompatibilitätsprobleme bei einem Praxissoftware-Wechsel entstand die BDT-Schnittstelle (BehandlungsDatenTransfer). Mit Hilfe von BDT wurde schon vielen Ärzten beim Umstieg geholfen. Dennoch werden angeblich nicht alle Daten eins zu eins übertragen. Einige Beispiele für Praxissoftware-Produkte mit Datenschnittstellen sind etwa Medical Office, Quincy oder Isynet.

Neuerdings gibt es nun auch die Archivierung- und Wechselschnittstelle. Mit dieser Schnittstelle soll der Praxissoftware-Wechsel vereinfacht werden, was jedoch voraussetzt, dass das jeweilige Softwareprodukt diese Schnittstelle auch unterstützt. Dass diese Schnittstelle, wie so viele strukturelle Gegebenheiten im deutschen Gesundheitswesen, noch nicht vollumfänglich korrekt funktioniert, darf angenommen werden. Dass die KBV an Ihren eigenen Schnittstellenvorgaben gescheitert ist, gab sie selbst zu. Über die KBV wird in diesem Kontext auch von Machtmissbrauch und fehlender technischer Kompetenz gesprochen.

Rechnen Sie bei einem Praxisprogramm-Wechsel nicht mit der Unterstützung seitens Ihres bisherigen Anbieters. Dies muss sehr wahrscheinlich Ihr neuer Anbieter für Sie übernehmen. Für Export und Import der Daten können Kosten anfallen. Diese Kosten können Sie sich sparen, wenn Sie von Anfang an die richtige Praxissoftware kaufen. Stellen Sie eine Kaufanfrage und wir helfen Ihnen dabei.

Ablauf und Tipps zum Wechselprozess

Der Wechselprozess sollte nicht erst am Tag der Live-Umstellung erfolgen, sondern schon viel früher. Binden Sie Ihre Mitarbeiter so früh wie möglich in dieses Projekt ein, schließlich müssen Sie mit der Praxissoftware arbeiten. Halten Sie eine Präsentation mit allen Beteiligten und diskutieren Sie auf Augenhöhe. Je stärker Ihre Mitarbeiter mitwirken können, desto größer ist die Akzeptanz des neuen Systems.

Planen Sie für den gesamten Prozess des Praxissoftware-Wechsels etwa 2 Monate ein. Diese Zeit wird für die Softwareinstallation, den Datenim- und -export sowie die Mitarbeiterschulung genutzt. Erfahrungsgemäß ist es in der Mitte des Quartals am ruhigsten, denn die Zeit während der Quartalsabrechnung oder zum Quartalsbeginn ist zu hektisch.

Bevor Sie die Praxissoftware wechseln, ist auf jeden Fall eine Datensicherung anzuraten. So können Sie im Fall eines Datenverlustes während der Umstellung noch auf Ihre alten Daten zugreifen. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, dann empfehlen wir Ihnen, sich vom Hardware- oder Software-Anbieter dabei unterstützen zu lassen.

Ein guter Praxissoftware-Anbieter stellt Ihnen einen direkten Ansprechpartner während des Umstellungsprozesses zur Verfügung, der zugleich auch die spätere Schulung Ihrer Mitarbeiter übernimmt. Im Optimalfall begleitet Sie der Ansprechpartner auch über die ersten Tage im Praxisbetrieb mit dem neuen Praxisverwaltungssystem.

Wenn Sie die Praxissoftware wechseln, dann müssen Sie sich entscheiden zwischen:

• mit Datenübernahme
• ohne Datenübernahme

Wenn Sie karteilos arbeiten, dann müssen Sie zwangsläufig die Option “mit Datenübernahme” wählen. Diese funktioniert natürlich nur, wenn die neue Praxissoftware mit der bestehenden Hardware kompatibel ist. Fragen Sie den Anbieter nach der Kompatibilitätsproblematik, sofern er diese nicht öffentlich kundgetan hat.

Leider kann ein fehlerfreier Datentransfer nicht garantiert werden, sodass es durchaus zu einem Datenverlust kommen kann. Führen Sie vor dem Datenexport auf jeden Fall eine professionelle Datensicherung durch. Sie müssen entscheiden, welche Daten übertragen werden sollen. Dies ist ein geeigneter Zeitpunkt um sich von möglichem Datenmüll zu trennen und neue Datenstrukturen einzuführen. Wenn Sie die Praxissoftware wechseln mit Datenübernahme und Hilfe vom Anbieter in Anspruch nehmen, was wir Ihnen empfehlen, dann müssen Sie sehr wahrscheinlich mit höheren Kosten rechnen.

Sollten Sie eine Patientenkartei führen, dann können Sie alternativ die Praxissoftware auch ohne Datenübernahme wechseln. In diesem Szenario müssen Sie keinen Datenverlust fürchten und Sie sparen ggf. Kosten ein. Ein Vorteil dieser Variante ist, dass Sie die ersten Tage mit der neuen Software zweigleisig fahren können.Ein Nachteil dieser Option ist jedoch, dass die Softwareumstellung einige Tage in Anspruch nehmen kann, sodass der Betrieb der Arztpraxis mglw. eingestellt werden muss. Auch bei der Option “ohne Datenübernahme” können Sie die Gelegenheit nutzen, Ihren Datenbestand auszumisten (doppelte Datensätze usw.) und neu zu strukturieren. Ein positiver Zeitvorteil ergibt sich darin, dass die Aufnahme eines Patienten mit seiner Versichertenkarte hier schneller vonstatten geht, als der Datenabgleich bei einem Datenimport. Ebenso besteht die Möglichkeit, neben der Karteiführung nur ausgewählte Patienten mit dem neuen Praxissoftwaresystem zu erfassen. Dies kann u. U. vorteilhafter sein, als eine komplette Systemumstellung von 0 auf 100 vorzunehmen.

Praxis von analoge auf digitale Arbeitsprozesse umstellen

Wenn Sie nicht nur Ihren Praxissoftware Anbieter wechseln möchten, sondern Ihre Arztpraxis von analoge auf digitale Arbeitsprozesse umstellen wollen, können Sie sich an folgenden Tipps vom IWW orientieren. In diesem Fachbeitrag wird folgende Reihenfolge empfohlen:

1. Eingabe der Grundeinstellungen (Öffnungszeiten, Anlage von Personal und Arbeitszeiten, Benutzer-Anlegung und Rechtevergabe, Kassenbuch-Einrichtung etc.)
2. Patientendaten digitalisieren lassen, mit Hilfe der Einlesung der Versichertenkarte auch schon vor der eigentlichen Softwareschulung
3. Einpflegung der Verordnungen
4. Einrichtung des Terminkalenders
5. Zukünftige Arbeitsprozesse mit digitalem Terminkalender planen